Muchas empresas pequeñas o medianas que fabrican sus propios productos siguen controlando la producción en planillas Excel, separadas de las compras, el inventario y las ventas. Esto hace que sea muy difícil saber cuánto cuesta realmente fabricar un producto, qué lotes de materia prima se usaron en cada partida o dónde está un lote cuando aparece un problema de calidad.
En esta publicación revisamos, con el ejemplo de una empresa que fabrica pinturas, cómo Odoo permite controlar todo el proceso de fabricación, desde la compra de insumos hasta la entrega al cliente.
Elegimos este rubro porque es un ejemplo bastante completo, ya que combina productos químicos con fecha de vencimiento, productos semielaborados y distintos formatos de venta.
Si prefieres verlo en video, aquí está la demostración completa:
Productos y listas de materiales
Todo parte por el maestro de productos, donde se manejan por separado las materias primas, los envases y etiquetas, los productos semielaborados y los productos terminados. Un mismo producto puede tener variantes, por ejemplo distintos formatos o tamaños, y en su ficha se pueden adjuntar documentos como la ficha técnica para compartirla con los clientes.
Cada producto fabricado tiene una lista de materiales, donde se indica qué insumos y en qué cantidades se necesitan para producirlo. Estas listas pueden tener varios niveles, ya que un producto terminado puede consumir un semielaborado que a su vez tiene su propia lista de materiales. Esta estructura es la que permite que Odoo sepa exactamente qué consumir en cada etapa de la producción.
Compras y recepción con lotes y vencimientos
El abastecimiento se gestiona desde el módulo de Compras, donde se generan las solicitudes de cotización a cada proveedor con sus precios y cantidades, y luego se confirman como órdenes de compra.
Al recibir los productos se registran sus números de lote y, en el caso de insumos perecibles, también su fecha de vencimiento. Esto se puede hacer manualmente o con una pistola lectora usando códigos GS1-128, y una misma recepción puede dividirse en varios lotes con fechas distintas. Además, se pueden configurar advertencias en los productos que lo requieran (por ejemplo, insumos inflamables) y definir fechas de alerta o de retiro en base a la fecha de vencimiento del fabricante.
Una vez validada la recepción, los insumos quedan en el inventario con su costo, por lo que el reporte de existencias muestra las cantidades y la valorización por bodega, y desde cada producto se puede revisar qué lotes hay disponibles, en qué ubicación están y cuáles están próximos a vencer.
Órdenes de fabricación
La producción se gestiona con órdenes de fabricación, que toman la lista de materiales del producto y calculan los insumos necesarios según la cantidad a producir. Las órdenes se pueden confirmar de inmediato o programar para una fecha, lo que permite planificar la producción de la semana.
Al fabricar se asigna un número de lote al producto resultante, ya sea manualmente o de forma automática, y el sistema descuenta los insumos del inventario y suma el producto fabricado. Al momento de reservar los insumos, Odoo propone por defecto los lotes con la fecha de vencimiento más cercana, aunque el operador puede cambiarlos si corresponde.
En mi opinión, uno de los puntos más valiosos del módulo es el informe de costos de cada orden, donde Odoo calcula el costo unitario del producto fabricado en base al costo real de los insumos consumidos. Este costo es el que luego alimenta el inventario, la contabilidad y el cálculo de márgenes.
Ajustes y producciones parciales
La lista de materiales funciona como una referencia, ya que en cada orden se pueden modificar las cantidades de un insumo o agregar otros no contemplados, por ejemplo para ajustar una fórmula o un color.
También es posible registrar que se produjo una cantidad distinta a la planificada. Cuando hay diferencias en los consumos, Odoo advierte y pregunta si son intencionales, y si se fabricó menos de lo previsto permite generar una orden parcial con la cantidad pendiente para producirla más adelante. Todas las órdenes de un producto quedan asociadas a su ficha, junto con el detalle de costos de cada una.
Ventas que generan órdenes de fabricación
Odoo permite configurar los productos para que se fabriquen contra pedido. De esta forma, al confirmar una venta, el sistema crea la entrega al cliente y genera automáticamente la orden de fabricación con los insumos según la lista de materiales, sin que nadie tenga que traspasar la información entre áreas.
Una vez terminada la fabricación, la entrega queda disponible con el lote recién producido y, como el costo se calculó en base a lo realmente consumido, desde la misma orden de venta se puede revisar el margen real de la operación.
Trazabilidad completa
Todos los movimientos quedan registrados y se pueden revisar por fechas, por operación o desde el planificador de producción. Donde la trazabilidad muestra su valor es cuando aparece un problema con un lote.
Si un proveedor informa un lote defectuoso de un insumo, se puede ver de inmediato dónde está ese lote, si ya se consumió, cuándo se recibió y en qué compra llegó. De la misma forma, si el problema está en un producto fabricado, se puede saber si sigue en bodega o ya se entregó, a qué clientes, en qué despachos y en qué ventas. El informe de trazabilidad muestra además todo el recorrido del lote, desde los insumos y la fabricación hasta la entrega final.
Aplicación de Taller
Las órdenes de fabricación se pueden gestionar desde la vista estándar, pero en la operación diaria muchas veces conviene usar la aplicación de Taller, que entrega una pantalla simplificada para cada operador según su centro de trabajo. Lo que se registra en Taller queda reflejado de inmediato en la orden de fabricación y en la venta asociada.
Control de calidad
El módulo de Calidad permite definir equipos de control y puntos de control en distintas etapas, por ejemplo exigiendo que todos los productos fabricados pasen por revisión, o aplicando controles aleatorios u otros protocolos.
En cada control se indica qué lote se revisa y si aprueba o falla. Cuando falla, se puede crear una alerta de calidad para el lote indicando las causas, que también pueden configurarse previamente, y luego estas alertas se gestionan desde su propio menú. Vale la pena considerar que tanto Taller como Calidad son aplicaciones de Odoo Enterprise.
Nuestra recomendación
Lo que muestra este proceso es que la fabricación no funciona aislada, sino conectada con compras, inventario, ventas y contabilidad. Cuando todo está en una sola plataforma, el costo real de cada producto, el margen de cada venta y la trazabilidad de cada lote se obtienen sin planillas paralelas ni trabajo manual.
Si tienes una empresa que fabrica sus propios productos y quieres ordenar tu producción, en Tuhaus te ayudamos a implementar Odoo de forma personalizada para tu realidad.